Privacy Policy

Privacy Statement for Using the Website “Civil Society Platform” from ifa - Institut für Auslandsbeziehungen e. V.

Last updated: 02/2024

ifa - Institut für Auslandsbeziehungen places great importance on protecting your data and privacy. ifa collects, processes and uses your personal data solely within the limits of current data protection laws. To ensure that you are fully informed about the way your personal data is collected, processed and used on our website, please read the following information. 

1. Controller for processing personal data
Your data is processed in the name of and on behalf of 

ifa - Institut für Auslandsbeziehungen
Charlottenplatz 17
70173 Stuttgart.

Controller and Secretary General Gitte Zschoch
The Data Protection Officer can be reached using the postal address shown above or by sending an email to: datenschutzbeauftragter@ifa.de.

2. Data collection for internal and statistical purposes
When accessing the ifa website, for technical reasons your Internet browser automatically transfers data to our web server. This includes the data and time you accessed the website, the URL of the referring website, files accessed, amount of data transmitted, browser type and version, operating system, and the IP address you used. This data is saved separately from other data you enter when using our website. We do not connect this data to one particular person. This data is logged to ensure the security of the system, and it is analyzed anonymously for statistical purposes then deleted. The legal basis for this processing is ifa’s legitimate interest in operating a website without disruption according to Art. 6(1)(f) GDPR.

3. Collecting and processing personal data
With the exception of the cookies and services described below, no personal data is collected or processed on this website.

4. Legal basis for processing your data
Your data is processed on the legal basis of consent (according to Art. 6(1)(a) GDPR) or on the legal basis of fulfilling a contract or steps taken prior to entering into a contract (according to Art. 6(a)(b) GDPR). If it is necessary to process the personal data to fulfill a legal obligation to which ifa is subject, then we process this data based on Art. 6(a)(c) GDPR. If ifa is pursuing its legitimate interests, then the processing is carried out according to Art. 6(1)(f) GDPR.

5. Retention period
We save your data for the duration that your consent is valid or until the purpose for which it was collected has been served. Following this, the data is deleted if there is no other legal obligation for us to retain the data.

6. Transmitting data
Any data you enter in the forms will be transmitted in encrypted form in all cases.
Your personal data will be transmitted to third parties if this is necessary for the purpose of completing the process – for example by transmitting contact details to the service provider so you can receive the newsletter.
Beyond this, your personal data is only transmitted to third parties with your consent unless there is a legal obligation to transmit it or to protect ifa’s rights, property or security.
If external service providers have access to personal data, we require that they take legal, technical, and organizational measures to adhere to data privacy laws.

7. Cookies and services
Among other things, our website uses “cookies” that serve to make our internet site as a whole more user-friendly, effective, and safer and to provide you with additional functions. 
Cookies also enable us to measure general navigation and the frequency with which pages are accessed. Cookies are small text files that are saved on your computer system. We would like to point out that some of these cookies are transferred onto your computer system from our server. The cookies we use remain on your computer system and enable us to recognize your computer system the next time you access the site.
When accessing our website, you can determine the settings for cookies and choose the cookies/services that are to be saved or executed on your system. Using the button on the bottom left of our webpages, you can edit your settings at any time and, with the exception of the functional cookies that are absolutely necessary for operating the website, you can also reject the use of services/cookies.

7.1. Use of Piwik Pro
After you have consented, our website uses the web analysis service Piwik Pro. Piwik Pro also uses cookies that are saved on your computer and that enable us to analyze the use of our website if you have consented to this. 
To this end, the usage information (including your abbreviated IP address) created by the cookies are transmitted to our server and saved for the purpose of usage analysis so that we can optimize our website. Your IP address is immediately anonymized during this process so that you as a user remain anonymous to us. The information created by the cookies about your use of the website is not passed on to third parties. You can reject the use of cookies in advance or prevent them by changing the settings on our website (using the button on the bottom left of the webpages). Your data is processed by Piwik Pro based on your consent according to Art. 6(1)(a) GDPR.

7.2 Use of the Consent Management Platform
We use the Consent Management Platform (CMP) from the company consentmanager AB Håltegelvägen 1b, 72348 Västerås, SE, to inform users about the cookies, trackers, and existing external function calls and to manage users’ consent/rejection/revokation. You can find more information on data privacy for consentmanager here: www.consentmanager.net/privacy/.
The legal basis for using consentmanager is compliance with legal obligations according to Art. 6(1)(c) GDPR.

8. Links to other websites
Our internet site includes links to other websites. We have no influence on whether or not the operators of other websites adhere to data protectection regulations.
As a provider, we are responsible for our own content according to the law. There is a difference between our own content and the links to content published by other providers. We do not bear responsibility for external content that is provided for use through links and we do not claim the content of these external websites as our own.
Solely the provider of the linked website is liable for illegal, erroneous, or incomplete content and in particular for damage arising from the use or non-use of the information provided in this way.

9. Your rights to your personal data
According to the General Data Protection Regulation (GDPR), at any time you have the right to receive, free of charge, information about your personal data that is saved, and you have the right to rectification, the right to restrict processing, or the right to erasure of this data. If we are obligated to retain data, we will restrict your data for further processing so that it can no longer be used for the purposes described above.
You also have the right to receive in electronic form your personal data that we have saved.
You can revoke your consent for us saving and processing your personal data at any time. In this case, we will immediately delete the personal data we have saved about you or, for the data we cannot delete for legal reasons, we will restrict the processing.
Please send your requests using the contact information given below.

If you believe that your data is not being processed in accordance with current data protection laws, you have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority of your choice.

9.1 Right to object in individual cases
You have the right to object to your personal data being processed for purposes of direct marketing without having to state a reason. If we process your data to pursue legitimate interests, you can object to this processing based on grounds relating to your particular situation. We will then no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights, and freedoms or if the processing serves to establish, exercise, or defend legal claims.

10. Data security
Your personal data is transmitted in an encrypted form using the Internet. For encryption, we use SSL encryption technology (secure sockets layer). We would like to note that data transmission using the Internet (e.g., when communicating by email) involves security risks. It is not possible to completely eliminate any risk of third parties accessing the data.

For our website and other systems, we use technical and organizational measures to protect your data from being lost, destroyed, accessed, modified, or distributed by unauthorized persons. The security measures are continually improved based on technological developments.

11. Further information and contact details
Please contact us if you have any questions on the topic of data privacy. Please contact the address below or our Data Protection Officer if you have questions about your personal data being collected, processed, or used. Please also contact the address below or the Data Protection Officer if you would like to exercise your rights to obtain information about your personal data, rectify your data, restrict the processing of your data, erase your data, or revoke any consent you have given.

Institut für Auslandsbeziehungen
Charlottenplatz 17
70173 Stuttgart
Telephone: +49 711 2225-135
Email: info@ifa.de 

or contact the Data Protection Officer directly:
datenschutzbeauftragter@ifa.de
 

Datenschutzerklärung für die Nutzung der Website „Civil Society Platform“ des ifa - Institut für Auslandsbeziehungen e. V.

Stand: 02/2024

Der Schutz Ihrer Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre ist dem ifa - Institut für Auslandsbeziehungen ein großes Anliegen. Das ifa erhebt, verwendet und speichert Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen der geltenden Datenschutzgesetze. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten auf unseren Websites informiert sind, lesen Sie bitte nachstehende Hinweise. 

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Ihre Daten werden verarbeitet im Namen und Auftrag des 

ifa - Institut für Auslandsbeziehungen
Charlottenplatz 17
70173 Stuttgart

Verantwortliche und Generalsekretärin: Gitte Zschoch
Der Datenschutzbeauftragte ist über die oben angegebene postalische Adresse oder per E-Mail erreichbar: datenschutzbeauftragter@ifa.de

2. Datenerhebung zu systeminternen und statistischen Zwecken
Ihr Internet-Browser übermittelt beim Zugriff auf die ifa-Webseite aus technischen Gründen automatisch Daten an unseren Webserver. Es handelt sich dabei unter anderem um Datum und Uhrzeit des Zugriffs, URL der verweisenden Webseite, abgerufene Datei, Menge der gesendeten Daten, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie Ihre verwendete IP-Adresse. Diese Daten werden getrennt von anderen Daten, die Sie im Rahmen der Nutzung unseres Angebotes eingeben, gespeichert. Eine Zuordnung dieser Daten zu einer bestimmten Person findet nicht statt. Diese Daten werden zur Gewährleistung der Systemsicherheit protokolliert und zu statistischen Zwecken anonym ausgewertet und im Anschluss gelöscht. Die rechtliche Grundlage für diese Verarbeitung ist das berechtigte Interesse des ifa an einem störungsfreien Betrieb der Website gem. Art. 6 Abs. lit. f DS-GVO.

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden darüber hinaus – mit Ausnahme der unten beschriebenen eingesetzten Cookies und Dienste - nicht auf dieser Website erhoben und verarbeitet.

4. Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten
Die Rechtmäßigkeit (Rechtsgrundlage) für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich durch eine Einwilligung (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) bzw. durch die Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Sollte die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sein, der das ifa unterliegt, verarbeiten wir diese Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO. Im Falle einer Wahrung berechtigter Interessen des ifa erfolgt die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

5. Dauer der Datenspeicherung
Ihre Daten werden von uns für die Dauer der Gültigkeit Ihrer Einwilligung bzw. bis zur Erfüllung ihres Zwecks gespeichert. Im Anschluss daran werden diese Daten gelöscht, wenn es keine anderen gesetzlichen Pflichten zur weiteren Aufbewahrung der Daten gibt.

6. Übermittlung von Daten
Die Übermittlung Ihrer in den Formularen eingegebenen Daten erfolgt in allen Fällen verschlüsselt. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt, wenn dies zum Zwecke der Vorgangsabwicklung – z.B. durch die Weitergabe von Kontaktdaten für die Zustellung der Newsletter an Dienstleister - erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung, es sei denn, dass eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht oder zum Schutz der Rechte, des Eigentums und der Sicherheit des ifa. Soweit externe Dienstleister mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, fordern wir rechtliche, technische sowie organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften ein.

7. Cookies und Dienste
Unter anderem nutzt unsere Website so genannte „Cookies“, welche dazu dienen, unsere Internetpräsenz insgesamt nutzerfreundlicher, effektiver sowie sicherer zu machen und um Ihnen zusätzliche Funktionen anbieten zu können. 
Zudem versetzen uns Cookies in die Lage, etwa die Häufigkeit von Seitenaufrufen und die allgemeine Navigation zu messen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Computersystem abgelegt werden. Wir weisen Sie darauf hin, dass einige dieser Cookies von unserem Server auf Ihr Computersystem überspielt werden. Die von unserer Seite verwendeten Cookies verbleiben auf Ihrem Computersystem und ermöglichen es uns, Ihr Computersystem bei Ihrem nächsten Besuch wiederzuerkennen. Bei einem Besuch auf unserer Website können Sie die Einstellungen für den Umgang mit den Cookies festlegen und die Cookies/Dienste zulassen, die auf Ihrem System gespeichert bzw. ausgeführt werden sollen. Über den Button links unten auf unseren Webseiten können Sie Ihre gespeicherten Einstellungen jederzeit bearbeiten und mit Ausnahme der funktionalen Cookies, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind, auch die Verwendung der Dienste/Cookies ablehnen.

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7.2 Einsatz des consentmanagers
Die Consent Management Plattform (CMP) der consentmanager AB, Håltegelvägen 1b, 72348 Västerås, SE verwenden wir, um über die auf unserer Website eingesetzten Cookies, Tracker und vorhandene externe Funktionsaufrufe zu informieren und Ihre Zustimmung/Ihre Ablehnung/Ihren Widerruf zu verwalten. Weitere Informationen zum Datenschutz bei consentmanager erhalten Sie hier: www.consentmanager.net/datenschutz/.
Die Rechtsgrundlage für den Einsatz des consentmanagers ist die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO.

8. Links zu anderen Websites
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9. Ihre Rechte an Ihren personenbezogenen Daten
Nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) haben Sie jederzeit ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Einschränkung oder Löschung dieser Daten. Sofern wir gesetzliche Aufbewahrungspflichten einhalten müssen, werden wir Ihre Daten für eine weitere Verarbeitung einschränken, so dass sie nicht mehr für die o.a. Zwecke verwendet werden können. Sie haben weiterhin das Recht, Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten in elektronischer Form zu erhalten. Sie können der Einwilligung für die Speicherung und Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten jederzeit widersprechen. In diesem Fall werden wir die von Ihnen gespeicherten Daten umgehend löschen bzw. für die aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht löschbaren Daten die Verarbeitung einschränken.
Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen bitte an die u.a. Kontakte.

Sollten Sie der Meinung sein, dass Ihre Daten beim ifa nicht gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden, so haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Ihrer Wahl.

9.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

10. Datensicherheit
Ihre personenbezogenen Daten werden verschlüsselt über das Internet übertragen. Wir verwenden hierfür die SSL-Verschlüsselungstechnologie („Secure Sockets Layer“). Wir weisen Sie darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. auch bei einer Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Wir sichern unsere Website und sonstigen Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen. Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

11. Weitere Informationen und Kontakte
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema Datenschutz haben, kontaktieren Sie uns bitte. Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Einschränkung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an folgende Adresse oder auch an unseren Datenschutzbeauftragten:

Institut für Auslandsbeziehungen
Charlottenplatz 17
70173 Stuttgart
Telefon: 0711/2225-135
E-Mail:  info@ifa.de 

oder direkt an den Datenschutzbeauftragten:
datenschutzbeauftragter@ifa.de